Inruilauto online aanmelden? 6 stappen voor je site

Je krijgt op maandagochtend een mailtje binnen: iemand wil zijn inruilauto online aanmelden voor een occasion die al een paar weken op je site staat. Herkenbaar?

Een inruilauto online aanmelden begint met kenteken en kilometerstand en jij reageert binnen een werkdag met een uitnodiging voor bezichtiging en doet daarna pas een definitief bod. Een online inruilaanmelding is een formulier op je site waarmee een bezoeker zijn auto aanbiedt voor inruil met kenteken, tellerstand en contactgegevens als start voor je taxatie.

1. Een inruilauto online aanmelden start met kenteken en kilometerstand

Een online aanmelding start met kenteken en tellerstand, daaraan heb je genoeg om het gesprek te openen. Vraag die twee als eerste uit, op één scherm of bovenaan je inruilformulier voor je auto. Zo houd je de drempel laag: iedereen kent zijn kenteken en kan de kilometerstand even aflezen. Zet er kort bij wat je daarna doet, bijvoorbeeld “Vul je kenteken en kilometerstand in, dan nemen wij binnen een werkdag contact met je op.” Wil iemand alleen zijn kenteken invullen om een inruilwaarde op te vragen, laat hem dan toch door. Je kunt de rest later aanvullen aan de telefoon of bij de bezichtiging.

2. Vul aan met merk, model en APK-gegevens ter controle

Na het kenteken laat je merk, model en APK-gegevens controleren en aanvullen door de bezoeker. Voertuiggegevens zoals merk, model, APK en registratie zijn via RDW-gegevens op kenteken op te zoeken, dus je hoeft ze niet allemaal te vragen. Toon wat je al weet en laat de bezoeker het bevestigen. Klopt het model, de brandstof, het bouwjaar en de APK-vervaldatum? Laat hem corrigeren als er iets niet klopt, bijvoorbeeld bij een geïmporteerde auto of een omgebouwde uitvoering. Zo voorkom je dat je verder praat over de verkeerde auto. En je laat meteen zien dat je zorgvuldig werkt, zonder dat de bezoeker een lange lijst hoeft in te typen.

3. Vraag net genoeg voor een eerste inschatting van de inruilwaarde

Wat moet er in een inruilformulier op je site staan? De minimale velden zijn kenteken, kilometerstand, merk en model ter controle, foto’s en staat van onderhoud, plus naam, telefoon en of de inruil bij aankoop van een van je occasions hoort. Daarmee kun je de inruilwaarde van een auto bepalen voor een eerste inschatting, zonder het formulier te lang te maken. Vraag praktisch door:

• kenteken en kilometerstand
• merk, model, bouwjaar en brandstof ter controle
• 4 tot 6 foto’s: voor, achter, beide zijkanten, dashboard met tellerstand en eventuele schade
• korte vragen over staat van onderhoud: APK, onderhoudshistorie, schadeverleden, banden
• naam, telefoonnummer en voorkeursmoment om te bellen
• gaat het om een occasion inruilen bij aankoop, en zo ja, om welke auto op je site?

Meer heb je niet nodig voor een eerste reactie. Vraag geen volledige optielijst, geen scans van papieren en geen tien verplichte velden. Elke extra vraag kost je aanmeldingen. Wat je mist, vraag je later aan de telefoon.

4. Reageer binnen een werkdag met een duidelijke vervolgstap

Neem na een inruilaanvraag via je site binnen een werkdag contact op voor een reële waardebepaling. Dat is wat bezoekers verwachten en het voorkomt dat ze intussen bij een ander autobedrijf aankloppen. Wat gebeurt er nadat iemand zijn inruilauto online heeft aangemeld? Jij controleert eerst de gegevens, dan neem je binnen een werkdag contact op, dan plan je een bezichtiging met proefrit en pas na zien en rijden doe je een definitief bod. Leg die stappen ook uit in je eerste reactie. Bel bij voorkeur, mail als iemand echt niet bereikbaar is. Zeg wie je bent, herhaal kort om welke auto het gaat en doe één concreet voorstel:

• “Bedankt voor je aanmelding voor je Golf met kenteken XX-XX-XX. Ik heb je gegevens bekeken. Wanneer kun je langskomen zodat we de auto bekijken en een proefrit maken met de auto die je op het oog hebt? Morgen om 10.00 of donderdag om 15.00?”

Spreek één eigenaar af voor de opvolging. Zet in je mailbox of systeem wie belt, wanneer en wat er is afgesproken. Reageert iemand niet, bel dan nog een keer op een ander moment en stuur daarna één korte mail met een nieuwe prikdatum. Zo voorkom je no-shows zonder te pushen.

5. Maak van een indicatie een bod na zien en rijden

Geef online nooit meer dan een indicatie en doe pas een definitief bod na zien en rijden. Zo manage je verwachtingen en voorkom je discussie aan de balie. Noem je eerste inschatting een indicatie op basis van foto’s en gegevens, geen bod. Leg in één zin uit waarvan het afhangt: de technische staat, schade die je op foto’s niet ziet, onderhoudshistorie, banden en hoe de auto rijdt. Plan daarom altijd een bezichtiging. Bekijk de auto rondom, check boekjes en facturen, rijd er zelf een stukje mee en laat de klant ook rijden met jouw occasion. Pas dan kun je de inruilwaarde van de auto bepalen als definitief bedrag. Moet je bijstellen, leg dan concreet uit waarom. Bijvoorbeeld: “Op basis van de foto’s gingen we uit van schadevrije lak, maar de bumper moet gespoten worden. Daarom wordt het bod 400 euro lager.” Dat voelt eerlijker dan een vaag “de markt is gezakt.” Wil iemand alleen zijn auto verkopen aan je autobedrijf zonder iets terug te kopen, volg dan dezelfde route. Ook dan doe je pas een bod na bezichtiging.

6. Leg vast en koppel aan je occasion en proefrit

Koppel elke inruilaanvraag direct aan de occasion die de bezoeker op het oog heeft. Zo wordt inruil geen losse taxatie, maar een stap naar verkoop. Vraag in je formulier: “Heb je al een auto bij ons gezien?” met een keuzelijstje uit je voorraad. Komt er een kenteken binnen zonder koppeling, zoek dan zelf op welke auto’s hij heeft bekeken of bel en vraag ernaar. Leg per aanvraag hetzelfde vast:

• datum en bron van de aanmelding
• kenteken, kilometerstand en foto’s
• gekozen occasion en status van de proefrit
• gegeven indicatie en daarna het definitieve bod
• afspraakdatum en wie de klant spreekt

Plan de bezichtiging van de inruiler en de proefrit met jouw occasion op hetzelfde moment. Zet de occasion klaar, zorg dat hij geladen of getankt is en reserveer tijd voor vragen over financiering of garantie. Zet de knop voor inruilen ook zichtbaar op je homepage en bij elke voorraadauto, zodat meer bezoekers hem vinden. Kijk daarvoor eens hoe je de homepage van je autobedrijf inricht. Wordt de deal rond en komt de ingeruilde auto zelf in je voorraad, verwerk hem dan direct netjes in je eigen aanbod. Met een vaste werkwijze voor het bijhouden van je websitevoorraad staat hij sneller schoon en compleet online.

Check vandaag je eigen inruilformulier: staan kenteken en kilometerstand bovenaan, vraag je om foto’s en telefoonnummer en staat er een vaste opvolger met reactietijd binnen een werkdag achter?