Alles wat je moet weten over het bijhouden van je websitevoorraad

Zaterdagmiddag verkoop je een Focus, maandagochtend bellen er nog twee mensen voor diezelfde auto omdat hij nog online staat. Als je je voorraad op je website bijhouden erbij laat schieten, kost je dat telefoontjes, irritatie en onnodig werk op de zaak.

Je houdt je website en voorraad actueel met een korte vaste routine: nieuwe auto er direct op, statuswijziging direct verwerken en één vast controlemoment per dag. Een RDW-koppeling en een koppeling met je beheersysteem nemen het invullen en overtypen van je over, jij doet de controle, de foto’s en de prijs.

Je websitevoorraad houd je bij met een vaste routine

Voor een klein of middelgroot autobedrijf met wisselend aanbod werkt één regel het best: wat er op het terrein verandert, verander je dezelfde dag online. Niet opsparen tot vrijdag, want dan loop je achter en ga je fouten maken.

Maak er een gewoonte van met drie momenten:

• Bij binnenkomst: zet de auto dezelfde dag online, al is het eerst met status onderweg of in voorbereiding. Dan is hij vindbaar en voorkom je dat je hem vergeet.
• Bij verkoop of reservering: pas de status direct aan. Verkocht betekent offline of duidelijk gemarkeerd als verkocht, gereserveerd betekent een label gereserveerd met een korte toelichting.
• Vaste check van tien minuten: loop aan het begin of eind van de dag je actuele voorraadlijst na. Klopt het aantal auto’s online met wat er fysiek staat, staan de prijzen goed en staat er geen verkochte auto meer tussen?

Eén keer per week pak je er een half uur bij. Kijk dan naar advertenties die lang online staan, vul ontbrekende foto’s of opties aan en haal concepten weg die nooit zijn gepubliceerd. Waar het van afhangt hoe strak je dit moet doen, is je doorloop: verkoop je vijf auto’s per week, dan is die dagelijkse check geen luxe maar noodzaak. Bij een kleinere, stabielere voorraad red je het vaak met om de dag controleren.

Een RDW-koppeling vult aan, jij maakt de advertentie af

Met een koppeling op kenteken hoef je geen specificaties meer over te typen. Je voert het kenteken in en de basisgegevens worden opgehaald via de gratis dienst van de RDW, zoals merk, model, bouwjaar, brandstof, vermogen en APK-relevante voertuiginformatie. Dat scheelt tikfouten en zorgt dat je specificaties kloppen met de Nederlandse voertuigregistratie.

Wat de koppeling wel en niet voor je doet, is belangrijk om te snappen:

• Wel automatisch: voertuiggegevens op kenteken aanvullen, zodat je niet hoeft te zoeken naar uitvoering, cilinderinhoud of bouwjaar.
• Niet automatisch: foto’s, vraagprijs, kilometerstand bij aflevering, schade of gebruikssporen, opties en accessoires, en je eigen verkooptekst.

De praktische werkwijze is dus altijd hetzelfde. Lees meer over hoe je een auto in een minuut online zet met een RDW-koppeling: kenteken invoeren, gegevens controleren, daarna foto’s, prijs en tekst toevoegen. Controleer de opgehaalde gegevens altijd even, zeker bij import, omgebouwde uitvoeringen of een auto met een bijzondere optie. Klopt er iets niet, pas het handmatig aan en noteer het in je eigen administratie.

Zo voorkom je dat verkochte auto’s online blijven staan

Een verkochte auto die nog te koop staat is de meest gemaakte fout op garagewebsites. Kopers haken af als ze vaker misgrijpen, en jij verspilt tijd aan telefoontjes over een auto die al weg is.

Werk daarom met duidelijke statussen en spreek met elkaar af wie wat doet:

• Beschikbaar: volledig zichtbaar, met complete foto’s en prijs.
• Gereserveerd: zichtbaar met label, met een korte zin als “optie tot vrijdag, bel voor beschikbaarheid”.
• Verkocht: direct offline halen of automatisch doorzetten naar een overzicht met verkochte auto’s, zodat bezoekers zien dat er doorloop in je bedrijf zit.
• Onderweg of in voorbereiding: zichtbaar met minder foto’s, maar wel met eerlijke toelichting over wanneer de auto klaar is.

Leg de verantwoordelijkheid bij één persoon per dag. Wie de sleutels en papieren aanneemt bij verkoop, zet de auto ook op verkocht. Werk je met een koppeling tussen je beheersysteem en je website, controleer dan of de statuswijziging in je systeem ook echt doorkomt op de site. Soms moet je in het beheersysteem nog op publiceren of synchroniseren klikken. Lees hoe je tijd bespaart met een VMS-koppeling en waar je op let bij het overzetten van statussen.

Foto’s, prijzen en teksten bepalen hoe betrouwbaar je overkomt

Bezoekers beslissen snel of ze bellen. Complete en actuele advertenties krijgen meer serieuze reacties dan advertenties met één donkere foto en “prijs op aanvraag”.

Houd dit als minimum aan per occasion:

• Foto’s: minimaal 12 tot 15 scherpe foto’s bij daglicht, rondom de auto, plus interieur, dashboard met kilometerstand, banden en eventuele schadeplekken. Vervang winterfoto’s in de zomer en andersom.
• Prijsvelden: vul altijd een concrete vraagprijs in, inclusief of het marge of btw is waar dat relevant is. Pas de prijs op je site en op portalen tegelijk aan.
• Kenmerken: vul kilometerstand, transmissie, brandstof, APK-datum en opties volledig in. Lege velden maken je minder goed vindbaar in filters.
• Tekst: schrijf in twee of drie zinnen voor wie deze auto past en wat de staat is, plus onderhoudshistorie als je die hebt. Hulp nodig bij formuleren, bekijk dan hoe je een advertentietekst schrijft die je occasion sneller verkoopt.

Verkoop je ook aan kopers over de grens of in een toeristische regio, dan helpt een tweetalige etalage. Houd de tweede taal dan net zo actueel als de Nederlandse versie: een Engelse tekst met een oude prijs of oude status levert alsnog verwarring op. Plan daarom bij elke prijswijziging direct een minuut in voor de vertaling.

Je koppeling controleren kost je vijf minuten

Een koppeling is geen reden om nooit meer te kijken. Zie het als een lopende band die je af en toe naloopt. Vooral na updates van je beheersysteem, na het toevoegen van een nieuwe vestiging of gebruiker, of als een auto onverwacht ontbreekt, is een korte controle nodig.

Loop dit na als er iets misgaat:

• Staat de auto in je beheersysteem wel op voorraad en op publiceren? Concepten en interne statussen komen vaak niet door naar de site.
• Is het kenteken correct ingevoerd, zonder spaties of typefouten? Eén verkeerd teken en de RDW-gegevens worden niet opgehaald.
• Zijn foto’s wel opgeslagen in het bronsysteem en niet alleen lokaal op een telefoon? Alleen wat in het systeem staat, kan worden gesynchroniseerd.
• Zie je een foutmelding of ontbrekende voertuigen, maak dan een schermafbeelding van het kenteken, de status en het tijdstip. Daarmee kan support direct zoeken.

Houd naast je website ook je basisadministratie op orde: welke auto’s zijn ingekocht en verkocht en welke documenten horen erbij. Dat hoort bij goed voorraadbeheer en helpt je als er vragen komen over herkomst of transacties. Bij Garagemaatje zitten voorraadbeheer, een RDW-koppeling en een VMS-koppeling standaard in de website, zodat je dit zelf kunt doen zonder losse pakketten.

Pak morgen je eigen voorraad erbij en loop in tien minuten je statussen na: wat is verkocht, wat is gereserveerd en wat mist nog foto’s of een prijs.