Occasionvoorraad bijhouden zonder oud aanbod op je site

Occasionvoorraad bijhouden doe je door elke auto één keer toe te voegen via het kenteken, aan te vullen met foto’s en prijs, en de status direct aan te passen bij verkoop of reservering. Met voorraadbeheer dat aan je website gekoppeld is, staat je etalage daarna altijd gelijk met je werkelijke aanbod, zonder dubbele invoer.

Hoe werkt occasionvoorraad bijhouden in de praktijk?

In de basis is het een korte routine: toevoegen, aanvullen, publiceren en afmelden. Je voert een nieuwe occasion in zodra hij binnen is of onderweg is, je maakt de pagina verkoopklaar met foto’s en specificaties, en je haalt hem weg of zet hem op verkocht zodra hij weg is.

Het verschil met losse advertenties is dat je website de basis is. Je vult alles één keer in op één plek en je website-etalage laat het daarna automatisch zien, met filters op merk, brandstof, bouwjaar of prijs. Bezoekers zien zo direct wat er echt staat, en jij hoeft geen losse pagina’s te bouwen per auto.

Voor een klein autobedrijf met tien tot dertig auto’s is dat goed zelf te doen, als het invoeren maar snel gaat en wijzigen weinig handelingen kost. Lukt dat niet, dan versloopt het bijhouden en staat er binnen een paar weken oud aanbod online.

Hoe werkt een RDW-koppeling met kenteken invoeren?

Je typt het kenteken in en een groot deel van de voertuiggegevens wordt voor je ingevuld. Denk aan merk, model, bouwjaar, brandstof, vermogen, carrosserie en soms de catalogusprijs en opties, afhankelijk van wat de databron teruggeeft.

Daarna vul je zelf aan wat de koper echt wil weten: kilometerstand, echte uitvoering, trekhaak, onderhoudshistorie, APK-datum, schadeverleden en bijzonderheden. Die gegevens kent geen enkele database voor je, dus daar zit het verschil tussen een kale lijst en een pagina waar iemand op reageert.

Controleer de ingevulde gegevens altijd even. Een verkeerde uitvoering of een bouwjaar dat een jaar afwijkt zorgt voor vragen en wantrouwen. Klopt er iets niet, pas het dan aan in je voorraadbeheer, zodat de correctie ook meteen op je website staat.

Wat is een VMS-koppeling en wanneer heb je die nodig?

VMS staat voor voertuigvolgsysteem of voertuigbeheersysteem, in de praktijk het pakket waarin veel autobedrijven hun inkoop, voorraad en advertenties regelen. Een VMS-koppeling verbindt dat pakket met je website, zodat auto’s die je daar al hebt ingevoerd automatisch in je website-etalage komen.

Heb je al een VMS waar je alles in bijhoudt, dan voorkomt zo’n koppeling dat je elke auto twee keer invoert: één keer in je systeem en één keer op je website. Wijzig je in je VMS de prijs of de status, dan wordt dat doorgestuurd naar je site.

Werk je juist liever direct op je website, zonder apart pakket, dan heb je die koppeling niet per se nodig. Bij Garagemaatje zitten voorraadbeheer, RDW-koppeling en VMS-koppeling er standaard in, dus je kiest per situatie wat voor jou het minste werk geeft. Kijk vooral naar waar je nu al het meeste invoert: als dat je VMS is, laat de website volgen, als dat je website is, houd het daar bij.

Wat is het verschil tussen Excel en voorraadbeheer op je website?

In Excel houd je een lijst bij, maar je website weet daar niets van. Je moet elke nieuwe auto, elke prijswijziging en elke verkoop handmatig overtypen naar je website of naar losse advertenties. Dat gaat een tijdje goed, tot het druk wordt in de werkplaats en het bijwerken blijft liggen.

Voorraadbeheer dat vastzit aan je website werkt andersom. Je voert de auto één keer in en kiest te koop, gereserveerd, in voorbereiding of verkocht. De website toont alleen wat verkoopbaar is, met de juiste prijs en foto’s erbij. Haal je een auto uit de verkoop, dan verdwijnt hij uit het overzicht zonder dat je pagina’s hoeft te verwijderen.

Een concreet voorbeeld: je verlaagt op vrijdagmiddag de prijs van een Focus met 500 euro. In Excel pas je de cel aan en moet je daarna nog inloggen op je website om dezelfde wijziging te doen. In gekoppeld voorraadbeheer pas je de prijs één keer aan en staat hij direct goed in je etalage, inclusief overzichtspagina en detailpagina.

Hoe houd je foto’s, prijzen en statussen actueel?

Maak van elke occasion een vaste checklist voordat hij op beschikbaar gaat:

• Minimaal 15 tot 20 foto’s bij daglicht: voorkant schuin, achterkant schuin, beide zijkanten, interieur, dashboard met kilometerstand, stoelen, kofferbak en eventuele beschadigingen
• Prijs met duidelijkheid over btw of marge, en of er garantie of APK bij zit
• Korte beschrijving in je eigen woorden: waar komt de auto vandaan, wat is er net aan gedaan, hoe zijn de banden en remmen, waarom past hij bij een bepaald type rijder
• Status die klopt: in voorbereiding als hij nog door de werkplaats moet, gereserveerd met datum als er een aanbetaling ligt, verkocht zodra de koop definitief is

Plan twee vaste momenten per week om je voorraad na te lopen, bijvoorbeeld maandagochtend en vrijdagmiddag. Loop het overzicht van je website door zoals een bezoeker dat ziet: staat alles wat er staat er echt nog, kloppen de prijzen, en missen er foto’s bij nieuwe auto’s? Wat nog verkocht online staat terwijl de auto al weg is, kost je direct vertrouwen. Daarover lees je meer in dit overzicht van 7 fouten op garagewebsites die je klanten kosten.

Is een auto gereserveerd, zet hem dan niet meteen offline, maar toon gereserveerd met een korte toelichting. Zo houd je de aanvraagstroom gaande voor als de koop toch niet doorgaat, zonder valse verwachtingen te wekken.

Hoe voorkom je dubbel werk met verkoopportalen?

Veel bedrijven plaatsen hun auto’s naast de eigen site ook op een of meer verkoopportalen. Dat kan extra aanvragen opleveren, maar alleen als je het slim organiseert. Zie de vergelijking tussen platform, bureau of Marktplaats om te bepalen welke rol je eigen website daarin speelt.

De regel is simpel: voer nergens twee keer in. Kies één bron waar je de auto volledig maakt, meestal je VMS of je websitebeheer, en laat portalen daarvan gevuld worden via een koppeling of export. Moet je per portaal apart foto’s uploaden en teksten plakken, dan doe je hetzelfde werk drie keer en ontstaan er verschillen in prijs of kilometerstand.

Houd ook het opruimen bij. Niets is vervelender voor een koper dan reageren op een auto die al weken verkocht is. Spreek met jezelf af: zodra de auto is afgeleverd of de koop definitief is, zet je hem binnen dezelfde dag op verkocht en haal je de portaladvertenties offline of laat je ze automatisch sluiten.

Twijfel je of je voorraadopzet nog past bij hoe je nu werkt, bekijk dan hoe voorraadbeheer direct op je eigen website eruitziet. Loop deze week je huidige etalage na, noteer welke drie auto’s niet kloppen of foto’s missen, en maak die eerst verkoopklaar voor je nieuwe auto’s toevoegt.